Styrelsens framgångsnycklar

• Styrning
• Struktur
• Samspel

Styrelsens ledstjärnor

• Levandehålla
• Förvalta
• Genomföra
• Företräda
• Utveckla

Styrelsens sex trogna tjänare

• Varför
• När
• Var
• Vad
• Hur
• Vem

Att klargöra vid förändringar

• Vad man vill förändra/förbättra
• Varför man vill förändra/förbättra
• På vilket sätt man vill förändra/förbättra
• Vilka konsekvenserna blir genom förändringen/förbättringen
• Vilka som vinner på förändringen/förbättringen

Fyra föreningskaraktärer

• Blundar – förändrar sig inte
• Ser – Anpassar sig till förändringen
• Gör – utnyttjar förändringen
• Vågar – Skapar förändringen

Bra sida med nyttig information: https://forening.se/

Det som avgör om saker och ting blir förverkligade och kommer till stånd bygger på relationen mellan de tre komponenterna SKA, VILL och KAN.

• SKA delen anger de mål och den inriktning av verksamheten som överenskommits.
• VILL delen avser den lust, strävan, ambition och viljekraft de berörda har.
• KAN delen markerar den kunskap och kompetens de inblandade har samt tillgången till redskap, hjälpmedel, utrustning och disponibel tid.

Effekten blir maximal och allt blir genomfört när de tre komponenterna helt och hållet förenas och sammansmälter. Dock inträffar detta inte alltid. De tre delarna överlappar bara varandra i större eller mindre omfattning.

Det som blir gjort hamnar i mitten, det röda fältet i figuren, där de tre komponenterna överlappar varandra.

Varför medlem?

På denna fråga finns det tusen svar. Många väljer att bli medlemmar i en förening för att ägna sig åt en fritidssysselsättning, för att bli ledare eller för att man känner ett stort engagemang i en viss fråga.

Oavsett vilket intresse, verksamhet eller fråga som varit ingången till en förening bjuder oftast föreningslivet på gemenskap och samhörighet. När medlemmarna känner att de har möjlighet att påverka beslut och verksamhet och upplever samhörighet med andra i föreningen.

Föreningslivet kan betraktas som en skola i demokrati där varje medlem har en röst. Trots att föreningslivet har en gammal demokratisk tradition, utvecklas metoder hela tiden för att utveckla den demokratiska dimensionen av föreningslivet. Med demokratisk menar vi öka möjligheterna för alla medlemmars möjlighet att göra sin röst hörd och påverka föreningens utveckling av organisation och verksamhet.

Medlemsmatrikel

En medlemsmatrikel är en lista över dem som är medlemmar i föreningen. Denna lista bör innehålla namn, födelsedata och kontaktuppgifter som adress och telefonnummer. Det är mycket sällan en förening behöver sina medlemmars personnummer. Därför räcker det med att medlemmarna anger sina sex första siffror i personnumret, det vill säga födelsedatumet.

Det är mycket viktigt att denna lista är aktuell eftersom den utgör dem som har rösträtt och därmed möjlighet att vara med och besluta i frågor som rör föreningen. Ofta blir detta aktuellt inför ett årsmöte då det ska fastslås vem som får vara med och ta beslut om föreningens framtid. Det är vanligt att kassören är ansvarig för att se till att medlemsmatrikeln är uppdaterad eftersom hon eller han ofta registrerar vem som har betalt sin medlemsavgift. Medlemsmatrikeln är en central värdehandling för föreningen. Därför är det mycket viktigt att den som är ansvarig för medlemslistan lämnar denna vidare till nästa person om hon eller han slutar.

Medlemsvård

Det är viktigt att medlemmarna kontinuerligt får information om vad som händer i föreningen. Diskussioner som förs i styrelsen och utskott och beslut som fattas i föreningen ska kommuniceras med föreningens medlemmar. Föreningen kan välja att göra detta på olika sätt. Många väljer att presentera vad som är på gång på sin hemsida. Man kan välja att ha en intern hemsida som bara medlemmar med inloggningsuppgifter har tillgång till. Att skicka nyhetsbrev, elektroniskt eller via post, är ett bra verktyg att uppdatera medlemmarna om vad som händer.

Det är väsentligt att medlemmarna känner till vilka som sitter i styrelsen och som har fått förtroendet att leda föreningen mellan årsmötena. Det är även viktigt att medlemmarna känner till vilka personer som sitter i valberedningen och hur man kommer i kontakt med dem. Att presentera kontaktuppgifter till styrelsen och valberedningen på föreningens hemsida är ett tips som förenklar för medlemmar att kontakta föreningens förtroendevalda.

Effektiva möten

Ett sammanträde eller ett möte ska oavsett om det är ett stort medlemsmöte eller ett styrelsemöte ha ett syfte. Syftet kan vara att informera om någonting som påverkar verksamheten. Syftet kan vara att samråda kring en viss fråga, att diskutera och ta beslut i olika ärenden som påverkar föreningens organisation och verksamhet. Det är viktigt att alla som deltar på sammanträdet är medvetna om vad syfte med mötet är. Man kan definiera ett effektivt sammanträde som ett möte där syftet är uppnått inom den tidsgräns som var avsedd för mötet med de metoder som deltagarna var införstådda med innan mötet.

För att alla deltagare ska förstå vad mötet syftar till och kunna förbereda sig inför mötet är det viktigt att de får ta del av en dagordning. Den som är sammankallande för mötet har ansvar för att alla deltagare får en kallelse där det står vilka som är inbjudna att delta på mötet, var mötet ska äga rum och vilken tid mötet börjar och avslutas. Tillsammans med kallelsen ska det finnas en dagordning och handlingar över de frågor som ska behandlas. Alla deltagare har då möjlighet att förbereda sig.

Om deltagarna känner till vad som ska diskuteras och har haft tid till att sätta sig in i de olika frågorna, är det större sannolikhet att mötet blir effektivt. Samtidigt ökar det möjligheterna för deltagarna att få inflytande över mötet. Det är upp till varje deltagare att sätta sig in i de frågor som mötet ska behandla och ställa frågor om det är någonting som är oklart.

Årsmöte

Årsmötet är ett möte för alla medlemmar i föreningen. I de flesta föreningar har varje medlem en röst på årsmötet. Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. Årsmötet beslutar om vilka personer som får förtroendeuppdrag i styrelsen, valberedningen och som revisorer. Styrelsen ska företräda medlemmarna mellan årsmötena. De förvaltar och genomför de beslut som medlemmarna har tagit. Medlemmarna ska på årsmötet ta ställning till huruvida styrelsen från föregående verksamhetsår har gjort ett bra jobb och om de beviljas ansvarsfrihet eller inte.
Hur ett årsmöte ska gå till ska regleras i stadgarna. Stadgarna ska ange hur kallelsen till årsmötet ska skickas ut och när. Vidare ska det i stadgarna beskrivas hur medlemmarna väljer en styrelse, valberedning och revisorer. Det är viktigt att styrelsen och andra representanter för föreningen informerar och kommunicerar med medlemmarna om deras rättigheter och skyldigheter inför ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan lyfta olika förslag till beslut, så kallade motioner. Vanligtvis måste medlemmarna skicka in sina motioner en viss tid innan årsmötet. Styrelsen ska sedan kommentera och ge förslag till beslut. Motionerna, kommentarerna och förslagen till beslut ska sedan skickas ut till årsmötesdeltagarna i god tid före årsmötet. På årsmötet röstar sedan medlemmarna om motionerna.

Konstituerande möte

I stadgarna ska det framgå om årsmötet väljer personer till samtliga poster i styrelsen, eller bara till vissa. Det är vanligt att årsmötet väljer vem som ska bli ordförande och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter årsmötet de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs då på ett konstituerande sammanträde. Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma. Ofta är det kassören och ordförande som är firmatecknare.

Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan skrivas och justeras. Efter det, skrivs ett protokollsutdrag där paragrafen om vem eller vilka som tecknar föreningens firma ska framgå. Detta lämnas sedan till banken eller till plusgirot som behöver denna information.

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hon eller han har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete.

Ofta är ordförande firmatecknare. Det är vanligt att ordförande delar detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva underavtal och andra kontrakt i föreningens namn.

Representera
En vanlig uppgift som ordförande har, är att vara ansvarig för är att representera föreningen. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer. Ordförande blir ofta föreningens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.

Sammankalla och leda
Ordförande har oftast rollen att sammankalla och leda styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Det är viktigt att ordförande informerar samtliga om det blir några förändringar. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.

Ordförande brukar även leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Det är ordförande som fördelar ordet mellan de olika ledamöterna. Detta är en central uppgift och kan ibland vara svårt, eftersom en grupp ofta består av både personer som har lätt att hävda sig och personer som kanske behöver ökat stöd för att ta plats. Tänk på att alla i styrelsen har blivit valda av årsmötet för att medlemmarna upplever att de har någonting att tillföra. Det är därför viktigt att ordförande ger alla ledamöter möjlighet att ta plats och tillföra mötet med sina synpunkter. Ordförande ska också tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Om det finns frågor kring ärenden som ska diskuteras är det oftast ordförandes roll att tydliggöra och informera om detta.

Förvalta och förbereda
Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Självklart är det inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men han eller hon ska se till att någon inom styrelsen, en ideell ledare eller anställd verkställer besluten. Att delegera uppgifter innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Tänk på att styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.

Vice ordförande
Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. I de flesta styrelser så händer det inte så ofta att vice ordförande får vikariera för ordförande. Därför är det lämpligt att vice ordförande har ett eget ansvarsområde med egna arbetsuppgifter.

Kassör

Att vara kassör i en ideell förening innebär många gånger en ganska stor arbetsbelastning. Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet.

Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. I de flesta mindre föreningar har kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut.

Kassören är ofta tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen. Kassören är också ofta ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter.
Kassören är vanligtvis ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala eventuella arbetsgivaravgifter.

Bankgiro eller plusgiro
Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bank- eller plusgiro. Bankgiro och plusgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett giro krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut.

Om föreningen har fler firmatecknare ska det framgå om personerna kan göra transaktioner var för sig eller om föreningen har beslutat att de måste göra det tillsammans.

Bokföring
Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa kan göra det.

En verifikation ska innehålla:

• Datum när den sammanställdes
• Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
• Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
• Beloppet med en specificering av momsen
• Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten

Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.

De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen. Men eftersom medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt.

Budget
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera.

Resultat-, balansräkningar och bokslut
En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Det är vanligt att kassören med jämna mellanrum presenterar föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.

Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår följer oftast kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.

Medlemsmatrikeln
Ofta är det kassören som är ansvarig för att uppdatera medlemsmatrikeln utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift till föreningen. Som vi skriver under rubriken Verka i ideell förening är det viktigt att medlemsmatrikeln kontinuerligt uppdateras. Medlemsmatrikeln är en central värdehandling i föreningen och det är därför viktigt att kassören inte glömmer att lämna den vidare om hon eller han avslutar sitt uppdrag.

Arkivering
Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen. Exempel på detta är:

• verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
• kontoplaner
• instruktioner om redovisningsprinciper
• bokföring (grundbok, huvudbok)
• inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken

Sekreterare

Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt. Ofta sköter sekreteraren kontakten med olika samarbetspartners och myndigheter. Om det är en mindre förening är det vanligt att posten skickas till sekreteraren och att han eller hon informerar det vidare.

Protokoll
Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Ett tips är att ha dagordningen för mötet som underlag när man ska anteckna och sedermera skriva protokollet.

Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.

Det finns två vanliga former av protokoll: diskussionsprotokoll och beslutsprotokoll. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. Detta görs inte i ett beslutsprotokoll. Det kan dock anses vara otillräckligt att endast skriva vilka beslut som fattades. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår.

När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. Föreningen har kanske ett nyhetsblad eller en hemsida där kontinuerlig rapportering från styrelsens arbete kan göras. Eftersom revisorerna har till uppgift att granska styrelsens arbete kan det vara lämpligt att skicka protokollen till dem också.

Verksamhetsplan
En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Sekreteraren kan skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.

En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen. Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.

Verksamhetsberättelse
Sekreteraren har ofta ansvar för att skriva verksamhetsberättelsen. En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.

Ett års verksamhet ska sammanfattas i ett dokument där det också kan beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit. Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker. Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar innan årsmötet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.

Arkivering
Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningen. Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Om föreningen ansöker om bidrag från kommunen ställs vanligtvis kravet att underlaget, t.ex. närvarokort, ska sparas i föreningen under en viss tid.

Styrelsemöte

För att kunna förvalta medlemmarnas beslut och leda föreningen krävs det att styrelsen regelbundet träffas. Ordförande som oftast är sammankallande skickar en kallelse, dagordning för mötet samt handlingar till de ärenden som ska behandlas. Detta skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet så alla har möjlighet att förbereda sig.

Dagordning
Dagordning används för att strukturera ett möte. Det är traditionellt sett ordförande som sätter dagordningen och beslutar vilka punkter som kommer att tas upp och i vilken ordning. Traditionellt sett så brukar en dagordning se ut på följande sätt:

1. Mötets öppnande: Ordförande hälsar alla välkomna till mötet och förklarar det öppnat.
2. Närvarande: Sekreteraren noterar de som är närvarande på mötet.
3. Val av justerare: Ordförande frågar mötet vem som ska justera protokollet. Det är lämpligt att t.ex. sekreteraren har ett förslag.
4. Godkännande av dagordning: Ordförande frågar om mötet kan godkänna dagordningen eller om det är någonting som ska tilläggas eller tas bort.
5. Senaste mötesprotokoll: Ordförande går igenom senaste mötets protokoll och tar reda på om de punkter och uppdrag som styrelsen beslutade om är genomförda eller åtgärdade.
6. Mötesfrågor: Aktuella frågor diskuteras under lämpliga rubriker eller punkter. Det är under dessa punkter som själva innehållet, diskussion och beslut kring aktuella frågor, uppmärksammas på mötet.
7. Övriga frågor: Om det har tillförts frågor under mötets gång diskuteras de under denna punkt.
8. Mötets avslutande: Ordförande bör påminna om tid och plats för nästkommande styrelsemöte. Sedan tackar ordförande för visat intresse och förklarar mötet avslutat.

Lämna styrelsen

Av olika anledningar kan ledamöter i styrelsen välja att lämna sitt uppdrag under mandat-perioden. Denna person ska då meddela styrelsen detta. Det kan också anses rimligt att personen ger en förklaring till detta val. Om styrelsen fortfarande är beslutsmässig, det vill säga att styrelsen fortfarande har minst hälften av ledamöterna kvar, händer det ingenting. Styrelsen fortsätter som vanligt. Om detta inte är fallet får styrelsen kalla till ett årsmöte där en eller flera personer väljs till nya styrelseledamöter, detta kallas fyllnadsval.

När en förtroendevald lämnar sin post, oavsett om mandattiden är slut eller om personen väljer att hoppa av under tiden, bör föreningen framföra sitt tack till honom eller henne. Det är vanligt att denna avtackning görs på årsmötet då alla medlemmar har möjlighet att delta.

Planera och genomföra årsmöte

Det är styrelsen som har ansvar att kalla till årsmöte. Hur detta ska gå till regleras i stadgarna. Det är också styrelsen som har ansvar att planera och samordna ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan skriva motioner till årsmötet. En motion är ett förslag om en förändring som en eller flera medlemmar vill att årsmötet ska rösta om. Styrelsen ska sedan läsa och kommentera de motioner som har inkommit. Styrelsen bör också skriva ett förslag till beslut i de frågor som motionerna berör. Dessa kommentarer och förslag, tillsammans med dagordningen, bör skickas ut till medlemmarna i god tid före årsmötet.

Styrelsen har också möjlighet att komma med förslag på frågor som ska upp till beslut av årsmötet. De kallas propositioner. Även propositionerna ska skickas ut till medlemmarna i god tid före mötet så alla har möjlighet att sätta sig in i de olika frågorna.

Mötesordförande
Eftersom årsmötet ska diskutera och ta ställning till huruvida styrelsen har utfört sitt arbete på ett bra sätt, bör helst ingen i föreningens styrelse vara mötesordförande på årsmötet. Det krävs en viss kunskap för att leda ett årsmöte. Därför bör styrelsen tänka på att den som föreslås vara mötesordförande på årsmötet har en viss kunskap och erfarenhet av mötesformalia och känner till föreningens regelverk. Mötesordförandes uppgift är att leda mötet genom den dagordning som fastställs av årsmötet. Mötesordförande ska se till att alla som önskar kommer till tals och att alla deltagare kan följa och förstå de diskussioner som förs och beslut som fattas.

Beslutsordning
När det kommer till den del av mötet då deltagarna ska ta beslut om motioner och propositioner så bör mötesordförande vara uppmärksam på om det tillkommer motförslag till de förslag som ligger. Grundförslaget brukar kallas huvudförslag. Till detta kan det komma ett motförslag som då ställs mot grundförslaget. Det kan också vara så att någon föreslår ett ändringsförslag som innebär att en del av grundförslaget ändras. Eller ett tilläggsförslag där grundförslaget är fast men man önskar ett tillägg till detta. Om det blir så att det finns många olika förslag av olika karaktärer är det mötesordförandens uppgift att se till att årsmötet röstar om dessa i rätt ordning. Om olika förslag står mot varandra måste mötesordförande se till att årsmötet röstar om dessa i en ordning som ger alla förslag samma chans. Det kan vara så att årsmötet måste rösta om samma fråga flera gånger. Några grundläggande principer som kan vara vägledande är:

• Viktiga beslut bör tas upp först.
• Beslut som har bäring mot varandra bör tas samtidigt.
• Om det finns förslag som inte kan genomföras om ett annat förslag genomförs (eller om det blir märkligt eller onödigt om båda genomförs) bör mötet först avgöra vilket av de två förslagen som är bäst. Sedan beslutar årsmötet om man vill genomföra det “bästa” av förslagen.

Diskussion och debatt
I denna del av årsmötet, när man ska rösta om olika frågor är det viktigt att de som har skrivit motioner, propositioner eller förslag till tillägg eller ändring av dessa, får möjlighet att förklara sin ståndpunkt i frågan. Dagordningen bör därför ge utrymme för diskussion eller debatter i frågorna. Även övriga mötesdeltagare ska få möjlighet att vara med i diskussionerna. När mötesdeltagare diskuterar och förklarar sin ståndpunkt i en fråga är det vanligt att man avslutar med att tydliggöra om man yrkar bifall eller yrkar avslag på det förslag som ligger. Att yrka bifall betyder att man tänker rösta för det förslag som ligger och man uppmanar andra att göra detsamma. Att yrka avslag innebär att man tänker rösta för att förslaget inte genomförs och man uppmanar andra att göra detsamma.

Om det uppstår oklarheter eller om det uppkommer en situation som kräver att deltagarna vill fundera lite på de olika förslagen, så kan mötet ajourneras. Med detta menas att man tar en paus. Under pausen kan man diskutera eller ha överläggning i mindre grupper. När mötet startas igen måste mötesordförande förklara mötet åter öppet.

Det är mötesordförande som ska föra en talarlista över dem som önskar tala. Ibland kan det vara lämpligt att ha tidsgränser för samtliga talare. Då ska mötesordförande se till att talarna håller sig till de tidsgränser som finns. Mötesordförande ska också se till att talarna håller sig till ämnet och för en saklig diskussion.

Mötesbegrepp
Det finns många olika mötesbegrepp som används för att strukturera möten. Begreppen har olika funktioner för att organisera en diskussion eller för att tydliggöra ett inlägg. När man har erfarenhet och kunskap om dessa begrepp så fungerar de som ett gott verktyg för att förstå och göra sig förstådd. Men om man är nybörjare upplevs de ofta som onödigt komplicerade och uteslutande.

Att gå till beslut
Att gå till beslut innebär att diskussionen och debatten är över och det dags att rösta. Mötesordförande frågar årsmötet om man är redo att gå till beslut. Sedan klargör ordförande hur det kommer att gå till och vilken propositionsordning som kommer gälla. Det vanligaste sättet att rösta är att använda sig av så kallad acklamation. Med detta menas att ordförande frågar: “ni som yrkar bifall för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är bra och vill stödja det säger då ja. Sedan frågar ordförande: “ni som yrkar avslag för motionen/propositionen/förslaget röstar nu”. De som tycker att förslaget är dåligt och inte stödjer det säger då ja. Sedan avgör mötesordförande vilket förslag som fick de starkaste jaropen. Ordförande säger att: “jag finner att… fick flest röster”. Sedan är det lämpligt att ordförande väntar någon sekund innan han eller hon förklarar: “att årsmötet har beslutat att…” och bankar med klubban i bordet. Under dessa sekunder har den som så önskar möjlighet att ropa “votering”. Detta innebär att man inte är överens med mötesordförandens uppfattning om vilket förslag som fick flest röster och man begär en omröstning. Ordförande bör då säga att: “votering är begärd och votering kommer att genomföras”. Då ska alla som är röstberättigade på mötet istället för att ropa ja hålla upp ett röstkort i luften. Samma procedur som tidigare genomförs och rösträknarna räknar nu vilket förslag som får flest röster. I vissa känsliga frågor kan mötesdeltagarna begära sluten votering. Vid sluten votering lämnas rösterna till exempel på hopvikta lappar så att det inte framgår hur var och en röstar. Sedan förklarar mötesordförande vad årsmötet beslutat och klubbar i bordet.

Utbildning

För att lära sig mer om styrelseuppdrag kan det vara lämpligt att gå en kurs eller anordna en studiecirkel i föreningskunskap. Med föreningskunskap brukar man mena den kunskap om de regler, traditioner och praxis om hur en ideell förening fungerar. Denna kunskap omfattar hur beslut tas i en ideell förening, styrelsens mandat och ansvar och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter. Denna kunskap har växt fram under en lång tid och ska inte betraktas som statisk utan en kunskap som är i förändring.

Många av studieförbunden anordnar studiecirklar i föreningskunskap. Ofta finns det möjlighet för den enskilda föreningen att anordna en studiecirkel och få tillgång till de resurser som studieförbunden har.

Valberedning

En lämplig strategi för valberedningen kan vara att försöka skapa en bra blandning av erfarenheter och kunskaper hos de personer som föreslås till styrelseposterna. Den centrala frågan i uppdraget för valberedningen är: vilka kunskaper, kompetenser och erfarenheter efterfrågas i styrelsen? För vissa föreningar regleras styrelsens sammansättning av stadgarna. Någon i styrelsen ska kanske ha lång erfarenhet av förtroendeuppdrag i ideella föreningar och kan därmed bidra med en trygghet och bred föreningserfarenhet. En annan person kanske inte har denna erfarenhet av föreningsliv, men kan kanske därför bidra med nytänkande och erfarenheter från andra områden.

Ledamöterna i valberedningen väljer ofta att intervjua personer som de tror skulle ge ett värdefullt bidrag till föreningens styrelse. Att få information om varför personen har valt att bli medlem i föreningen kan vara ett bra utgångsläge och ger ofta en bra bild av personens intresse och engagemang. Valberedningens representanter får inte glömma att berätta för den person som de tillfrågar varför de anser att hon eller han skulle vara ett bra förslag till styrelseledamot, ledamot i valberedningen eller revisor.

För att personerna ska bli valberedningens förslag till nya ledamöter måste de ha gett sitt samtycke till detta. Det är också viktigt att valberedningen förklarar för de personer som de kommer att nominera vad de olika uppdragen innebär.

Årsmötet

I kallelsen till årsmötet bör valberedningens förslag presenteras. Det är lämpligt att det finns en kort presentation över de personer som valberedningen föreslår. Man kan skriva vilka kunskaper och erfarenheter de har och hur de skulle kunna bidra till föreningen som förtroendevald. På årsmötet presenterar valberedningens sitt förslag.
Om den sittande styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet av årsmötet kan ledamöterna i valberedningen välja att begära ajournering av årsmötet. Om det sitter personer i styrelsen som väljer att sitta kvar trots att årsmötet talat om att de inte har förtroende för dessa personer, kan valberedningen uppmärksamma årsmötet på denna problematik.

Kandidera till val

Det behöver inte vara så att valberedningens förslag blir det som årsmötet väljer. I stadgarna ska det framgå hur en person kan kandidera eller nominera andra personer till styrelsen, valberedningen eller till revisor. Ofta ska dessa kandidaturer presenteras för valberedningen innan en viss tid. Rimligtvis ska dessa motförslag till valberedningens förslag få samma möjlighet att presenteras eller presentera sig själva om vad de kan tillföra föreningen i fråga om kompetens och erfarenhet. Det är helt normalt att personer som inte är del av valberedningens förslag nomineras och blir valda av årsmötet.

Revisionsberättelse

Revisorerna ska årligen sammanfatta sin granskning av styrelsen i en revisionsberättelse. I revisionsberättelsen ska det framgå vad revisorerna har granskat, t.ex. styrelseprotokoll, kassaböcker osv. Revisorerna ska i revisionsberättelsen ge förslag till huruvida de förslår årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Revisorerna presenterar sin granskning för medlemmarna varje årsmöte. Detta görs innan årsmötets beslut i ansvarsfrihetsfrågan.

Ansvarsfrihet

Det är ovanligt att årsmötet fattar beslut i ansvarsfrihetsfrågan som strider mot revisorernas förslag. Med det är möjligt och det händer. Att bevilja ansvarsfrihet innebär att medlemmarna utifrån den information de har fått, godkänner hur styrelsen arbetat. Det innebär att medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt och att medlemmarna återigen tar över ansvaret för föreningen.

Det är ovanligt att styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet. Det kan ses som en skarp markering att årsmötet inte är nöjd med styrelsens arbete. Det finns kanske misstankar om att allt inte har skötts korrekt eller enligt gällande lagar och regler. En anledning kan vara att man vill underlätta skadeståndsansvar eller att man har några resterande uppgifter man vill att styrelsen skall ha löst innan de kan beviljas ansvarsfrihet.

Levande stadgar

Eftersom stadgarna har funktionen att skapa trygghet i föreningen bör man inte förändra dem allt för ofta. Det är dock viktigt att stadgarna är anpassade för föreningen, medlemmarnas intresse och verksamheten. Om stadgarna inte har aktualiserats på årtionden så kanske det är dags att titta över dem och kanske även revidera dem.

Det är väsentligt att stadgarna är tillgängliga för alla medlemmar och att alla känner till stadgarnas funktion. Ibland är det så att stadgarna endast blir aktuella vid en konflikt mellan olika medlemmar eller olika grupper i föreningen. Ha era stadgar tillgängliga och diskutera dess innehåll med medlemmarna. Att synliggöra stadgarna på föreningens hemsida är en varm rekommendation!